活動(dòng)現(xiàn)場除了要有全部許可證的復(fù)印件外，為避免在活動(dòng)會(huì)場或其他活動(dòng)相關(guān)事宜方面出現(xiàn)糾紛，活動(dòng)策劃人員一定要隨身攜帶所有簽字合同的副本，掌握相關(guān)人員的主要聯(lián)系方式。隨身搒帶文件可以在遇到問題時(shí)盡快予以解決。
      曾經(jīng)在墨西哥舉辦的一場獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中，其中一名客戶已經(jīng)明確表明想要什么樣的客房，并對所有客房一-檢查，其中包括該酒店最好的海景房。在活動(dòng)前的會(huì)議中，卻發(fā)現(xiàn)該酒店試圖將其他不太理想的房間安排給其客戶。在活動(dòng)策劃公司簽訂合同后，飯店改變了所有房間類型與類別的名稱。活動(dòng)策劃的工作任務(wù)表中不僅列出了具體的房間號(hào)，還寫明了房間的名稱和類型，這都是已經(jīng)簽過合同的?；顒?dòng)策劃人員則拿出了帶有客房類別詳細(xì)說明的合同和老版本示意圖。酒店表示海景房已經(jīng)簽給其他客人不能改動(dòng)?；顒?dòng)策劃人員則據(jù)理力爭?；顒?dòng)策劃的首要原則之一就是不要輕易接受對方說“不”。最后找到了連鎖酒店的副總裁。

從一開始的溝通與協(xié)商中，就要將客房類別的細(xì)節(jié)確定下來。正因如此他們才能在客人到達(dá)前迅速把所有問題解決，這也就證明了另一個(gè)簽約海景房的公司是在該活動(dòng)策劃公司之后簽訂的合同。
      在協(xié)商合同內(nèi)容的變更和讓步問題時(shí)，確保談判對象是有決策權(quán)的負(fù)責(zé)人。也許有時(shí)需要找更商一級(jí)負(fù)責(zé)人。當(dāng)舉辦一場活動(dòng)，特別是在國外舉辦活動(dòng)時(shí)，一定要提前到達(dá)會(huì)場以確保-切準(zhǔn)備就緒。最后一定要和酒店、活動(dòng)所涉及所有供應(yīng)商一起檢查遍簽訂的合同和工作安排表。
      按照不同活動(dòng)的不同復(fù)雜程度，會(huì)前會(huì)議可以是三人到千人的會(huì)議。所有人都必須步調(diào)一致。他們必須層次分明地、完美地協(xié)調(diào)起來，就像進(jìn)行接力比賽，每個(gè)人都在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間把接力棒準(zhǔn)確地傳到下一個(gè)人手中。如果有人掉棒了，其他人必須毫不遲疑地接過棒繼續(xù)跑。
      通過檢查合同和工作安排表，來確保合同中的所有內(nèi)容都毫無遺漏地實(shí)現(xiàn)。你的目標(biāo)是讓所有相關(guān)人員都步伐一致，所有已達(dá)成共識(shí)的內(nèi)容都能落實(shí)。成都成都活動(dòng)策劃公司在這里提醒各位在評(píng)估場地是否符合活動(dòng)要求時(shí)，不僅要看場地的大小和布局，還要考慮很多其他因素。通過尋找活動(dòng)地點(diǎn)，就能很好地預(yù)估并控制活動(dòng)成本，就可以發(fā)現(xiàn)該活動(dòng)場地是否合適。