對(duì)于所有的活動(dòng)策劃而言，首要步驟都是統(tǒng)觀大局。在最終確定活動(dòng)日期，甚至對(duì)活動(dòng)場地進(jìn)行實(shí)地考察之前，首先要對(duì)活動(dòng)細(xì)節(jié)進(jìn)行形象化考慮。這時(shí)必須返回頭來對(duì)活動(dòng)中涉及硬成本的要求和對(duì)活動(dòng)空間的要求有一個(gè)全面的了解。最好是鎖定舉辦活動(dòng)的那一周，將一切細(xì)節(jié)以表格的形式列出。關(guān)于如何進(jìn)行列表的更多詳情請(qǐng)參看后面關(guān)于活動(dòng)場地要求的章節(jié)。
活動(dòng)部署一覽表有助于你更準(zhǔn)確地把握預(yù)算制訂、時(shí)間安排、物流管理和內(nèi)容編排，而這些方面都可能影響到關(guān)于活動(dòng)的最終決定。這是一個(gè)行之有效的活動(dòng)策劃工具，并將隨著活動(dòng)的展開而不斷完善，是一切活動(dòng)元素賴以存在的基礎(chǔ)。制表時(shí)，請(qǐng)盡量使用鉛筆，以方便日后修改，也可以使用電子表格。印制時(shí)要多留備份，這樣可以盡情添寫活動(dòng)的初始構(gòu)想，并將這些活動(dòng)元素任意組合，從而找到最滿意的節(jié)能方案，保證活動(dòng)大團(tuán)圓結(jié)局、高調(diào)收?qǐng)?，取得皆大歡喜的效果?；顒?dòng)部署一覽表有助于你選定活動(dòng)內(nèi)容與制定預(yù)算。進(jìn)行活動(dòng)策劃時(shí)要牢記一點(diǎn)：活動(dòng)各元素是環(huán)環(huán)相扣的。只要有一點(diǎn)的疏忽，就可能引發(fā)多米諾骨牌效應(yīng)，使你的活動(dòng)功虧一簧。首先要準(zhǔn)備一份活動(dòng)部署覽表，并隨著計(jì)劃的進(jìn)展而對(duì)其進(jìn)行修改與調(diào)整，這樣可以避免出現(xiàn)緊急狀況或突發(fā)的意外。提前進(jìn)行周詳?shù)挠?jì)劃，就可以在出現(xiàn)突發(fā)狀況或臨時(shí)變動(dòng)時(shí)做到臨危不亂。未雨綢繆方能游刃有余。必須考慮活動(dòng)各元素的時(shí)間安排、物流管理與內(nèi)容編排，這些將會(huì)影響到你日后的實(shí)際活動(dòng)、活動(dòng)現(xiàn)場以及活動(dòng)效果。這些活動(dòng)元素包括交通；食宿：貨運(yùn)；
除了活動(dòng)各項(xiàng)內(nèi)容的費(fèi)用、員工薪酬、安保、各種許可證、保險(xiǎn)等費(fèi)用之外，還有提前進(jìn)場與安裝的費(fèi)用，其中包括場租、勞務(wù)、設(shè)備、工會(huì)費(fèi)用、工作餐等；排練場地，包括場租、勞務(wù)、設(shè)備、工會(huì)費(fèi)用、工作餐等；活動(dòng)當(dāng)天的安排，包括活動(dòng)各項(xiàng)內(nèi)容的費(fèi)用、員工薪酬以及場租、勞務(wù)、設(shè)備、工會(huì)費(fèi)用、工作餐等；除了活動(dòng)各項(xiàng)內(nèi)容的費(fèi)用、員工薪酬、安保、各種許可證、保險(xiǎn)等的費(fèi)用之外，還有設(shè)備的拆卸與撤離的費(fèi)用，其中包括場租、勞務(wù)、設(shè)備、工會(huì)費(fèi)用、工作餐等。
在對(duì)活動(dòng)策劃安排進(jìn)行具體考慮時(shí)，用鉛筆在相應(yīng)的日期下標(biāo)注出活動(dòng)的日程安排，即活動(dòng)流程。這時(shí)大家還并沒有真正開始進(jìn)行時(shí)間安排與物流安排，而只是在對(duì)自己舉辦的這一次活動(dòng)以及活動(dòng)的前、后期工作進(jìn)行初步的構(gòu)想。記住隨身攜帶一本日歷，以方便查看，在你所選定的活動(dòng)日期前后是否有任何重大的日子，例如重要的節(jié)假日、宗教節(jié)日或大周末，這些可能會(huì)影響到供應(yīng)商的送貨以及客人參與活動(dòng)的積極性。