任何大型會議策劃方案的會議管理都可以分為五個步驟:會前準備、會議開始、會議進行、會議總結(jié)和后續(xù)執(zhí)行。俗話說，會議管理是核心，活動管理是目標。因此，要成功組織一場大型的會議活動，關(guān)鍵是對會議的前期策劃。所謂的會議規(guī)劃是一個整合和分配資源的過程。它的基礎(chǔ)是控制會議的風險，發(fā)揮會議的最佳效果。會議要辦好，就要及早做好風險控制。一般來說，會議活動中最可能出現(xiàn)的錯誤在會議的不同階段表現(xiàn)不同。

1. 會前準備工作

會議主題和日程安排不明確，任務分配不明確，與會人員針對性不強，與會人員準備不充分。

2. 會議開幕

會議程序過于復雜冗長，主持人能力有限，主題變化自由，與會人員水平參差不齊。

3.會議

會議上消極乏味的討論甚至超出了主題的范圍。會議的進程是漫長的，往往表現(xiàn)為談判，而不是決定。

4. 會議紀要

會議效果不明顯，工作安排沒有針對性，會議沒有組織總結(jié)。

5. 跟蹤的實現(xiàn)

通常情況下，沒有及時有效的跟進和信息反饋。

會議本身是一個非常重要的管理工具和手段，通過會議策劃，可以很好地嚴格控制會議的細節(jié)。就像項目管理一樣，需要不斷的監(jiān)控、調(diào)整和跟進，確保項目按時、優(yōu)質(zhì)的完成。例如，會議籌備的規(guī)劃包括確定會議目標、選擇與會者、選擇會議時間、選擇會議地點、制定會議議程、分發(fā)會議通知等。

不僅如此,場地布局的重點檢查、保留的關(guān)鍵考慮會議的地方,注意事項簽訂書面合同時,建立一個良好的會議氛圍的能力,經(jīng)理會議的分組,分組的參與者的注意事項,制作證書,會議的準備會議紀念品、獎品和會議。編制名冊、會議24小時前的驗收項目、會議12小時前的檢查規(guī)則和會議項目清單都是非常重要的。