會議活動策劃方案是在會議召開之前的各個要素做出系統(tǒng)周密的書面安排的策劃文書，屬計劃類公務(wù)文書。會議活動策劃方案一般是為大中型或重要的會議活動所做的預(yù)設(shè)方案，那么，一般會議活動策劃的構(gòu)成要素有哪些呢？

會議活動策劃的主辦者其任務(wù)主要是根據(jù)會議活動策劃的目標(biāo)和規(guī)則制定具體的策劃方案并加以實(shí)施，為會議活動提供必要的場所、設(shè)施和服務(wù)，確保會議活動正常進(jìn)行。

會議活動策劃的主辦一般有以下幾種情況：

（1）由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)主辦在一個管理系統(tǒng)之內(nèi)，負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)和管理職權(quán)的機(jī)關(guān)往往需要通過會議活動策劃的方式，宣布決定、傳達(dá)指示、通報情況、布置工作、聽取意見，這時，會議活動策劃的主辦者一般稱為會議活動策劃召集者。

（2）由會議活動策劃的發(fā)起者主辦一些協(xié)作性、交流性的會議活動策劃，主辦者常常由會議活動策劃活動的發(fā)起者擔(dān)任。比如國際性的學(xué)術(shù)會議活動策劃，就是由一個組織發(fā)起并主辦，或由幾個組織聯(lián)合發(fā)起并共同主辦的。

（3）輪流主辦很多合作性和學(xué)術(shù)性組織都要召開經(jīng)常性會議活動策劃或例會，每一個成員單位（包括國家、地區(qū)或非政府組織）都有主辦會議活動策劃的權(quán)利和義務(wù)，輪流主辦會議活動策劃可以使每一個成員單位的權(quán)利與義務(wù)達(dá)到平衡。

（4）通過一定的申辦程序確定一些重大的會議活動策劃活動，由于具有一定的政治、經(jīng)濟(jì)等方面的影響，同時也為了提高會議活動策劃的質(zhì)量，于是采取申辦競爭程序來確定主辦者。申辦程序和條件一般要在會議活動策劃規(guī)則中加以明確。

2、會議活動承辦者

承辦者即具體落實(shí)會議活動策劃組織任務(wù)的機(jī)構(gòu)或個人。一般情況下，會議活動策劃的主辦者即承辦者，有時也有所區(qū)分。

承辦者可以是主辦方內(nèi)部或外部的人選。如果一名內(nèi)部承辦者（主辦會議活動策劃組織中的成員）受命承辦會議活動策劃，他可能在籌備和會議活動策劃期間增加一個不同于本職的頭銜。在一些組織中，這種情況已經(jīng)開始發(fā)生變化，公司會議活動策劃協(xié)會和政府會議活動策劃協(xié)會等團(tuán)體的建立就是一個證明，這些團(tuán)體的成員主要負(fù)責(zé)擔(dān)任其組織的會議活動策劃承辦者。

外部承辦者通常是會議活動策劃或相關(guān)行業(yè)中的專業(yè)人士?，F(xiàn)在出現(xiàn)了越來越多的提供會議活動策劃承辦服務(wù)的公司。

3、會議活動與會者

與會者即參加會議活動策劃的對象，通常又稱為會議活動策劃成員。與會者是會議活動策劃活動的主體，因而是會議活動策劃成功與否的重要因素。與會的人數(shù)越多，會議活動策劃的規(guī)模越大。會議活動策劃成員一般可分成四種資格，資格不同，其在會議活動策劃中的權(quán)利和義務(wù)也不同。

（1）正式成員即具有正式資格、有表決權(quán)、選舉權(quán)和發(fā)言權(quán)的會議活動策劃成員，也是會議活動策劃活動的主要成員。同時正式成員也必須勝行相關(guān)的義務(wù)。

（2）特邀成員即由會議活動策劃的主辦者根據(jù)會議活動策劃的需要而專門邀請的成員，這類成員的地位較特殊，其在會議活動策劃中的權(quán)利和義務(wù)可由會議活動策劃主辦者或會議活動策劃的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)來確定。

（3）列席成員即不具有正式資格、但有一定的發(fā)言權(quán)、無表決權(quán)和選舉權(quán)的會議活動策劃成員。是否需要列席成員參加會議活動策劃，哪些對象應(yīng)當(dāng)作為列席成員，列席成員參加會議活動策劃中的哪些活動，由組織者根據(jù)會議活動策劃的實(shí)際需要來確定。列席成員的人數(shù)一般不超過正式成員。

（4）旁聽成員即受邀請參加會議活動策劃，但不具有正式資格，既無表決權(quán)，也無發(fā)言權(quán)的會議活動策劃成員。旁聽成員一般坐在規(guī)定的旁聽席上。

4、會議活動策劃議題

會議活動策劃的議題是根據(jù)會議活動策劃目標(biāo)確定并提交會議活動策劃討論或解決的具體問題，是會議活動策劃活動的必備要素。舉行會議活動策劃首先要明確為什么而“議”和“議”什么。議題的主要作用是：

（1）為會議活動策劃的目標(biāo)服務(wù)會議活動策劃的目標(biāo)有主次之分，目標(biāo)的主次決定了議題的主次。中心議題必須體現(xiàn)中心目標(biāo)或主要目標(biāo)。不能準(zhǔn)確反映目標(biāo)或者與目標(biāo)無關(guān)的議題必須堅決舍棄。

（2）會議活動策劃發(fā)言應(yīng)圍繞的核心議題是會議活動策劃交流的中心，與會者的報告、演講應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞議題。一個好的議題往往能起到集思廣益的作用。而議題含糊不清，或者角度選擇不當(dāng)，就會造成議事困難，從而影響會議活動策劃的效率。

有時根據(jù)會議活動策劃的需要也可以確定兩個主題。如 2001年11月13日，在中國海口舉行的“亞太合作論壇”，有兩項(xiàng)主題：“亞太合作在新世紀(jì)的新機(jī)遇”和“城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展與產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整”。

5、會議活動策劃的結(jié)果

會議活動策劃的結(jié)果即會議活動策劃結(jié)束時實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的程度。會議活動策劃的結(jié)果是會議活動策劃的目標(biāo)、議題、組織形態(tài)以及與會者之間的關(guān)系和力量對比等因素綜合作用的產(chǎn)物。由于會議活動策劃活動受到諸多因素的影響和制約，會議活動策劃結(jié)果可能同目的完全一致，也可能部分一致，有的甚至同最初的目的完全背道而馳。會議活動策劃的結(jié)果通常以文件的形式記載下來，可以歸檔保存，也可以公布、傳達(dá)。

6、會議活動策劃的時間

會議活動策劃的時間即活動起訖時間和時間跨度。會議活動策劃在時間上有長短、緩急、定期與不定期之分。

7、會議活動策劃的地點(diǎn)

會議活動策劃的地點(diǎn)是指舉行會議活動的場所。會議活動策劃的群體性特征決定了活動信息傳遞的當(dāng)面性和實(shí)時性，因此，傳統(tǒng)的會議活動策劃形式都是把與會者召集起來進(jìn)行面對面的信息傳遞和溝通。